プロジェクトで同じ失敗をしない方法

プロジェクトとは、ある期限内で到達するべきゴールがあり、かつ複数の人が関わるような取り組みをいう。

計画というものは決まってそのとおりに進まない。
途中で炎上しては残業まみれ、休日出勤になったりメンバが心身を壊してしまったり・・・

人間、頑張れば愛と勇気と根性で何とか乗り切ることはできるが、炎上した理由を分析せずに同じやり方で仕事をしていると次もまた炎上してしまうだろう。

「皆さん、次はこんなことにならないように気をつけましょう。」
とか言うだけならきっとまた同じことが起こるのである。

重要なのは、なぜこうなったのか、問題はどこにあったのか。
今後どうすればよいか。などをプロジェクト関係者で議論する場、
“振り返り”を行うことである。
以下、KPTという進め方を紹介する。

振り返りのやり方

ここでいうKPTとは、下記3つのことである。

K:Keep(今までやっていて今後も続けたいこと)

P:Problem(問題と思われること)

T:Try(次のプロジェクトで試したいこと)

このフォーマットにKとPとTを記入する。


  1. K欄を記入する
    コツ:どんな些細なことでも出す
       当人には当たり前と思っていることでも
       他のメンバにとっては新しい内容である場合がある。

  2. P欄を記入する
    コツ:困ったことだけでなく今後困りそうなことも出す
       ここには解決策は書かない。
       責任の追及にならないように十分注意する。

  3. T欄を記入する
    コツ:実際に試さなければならないわけではない
       やっていたことをやめることもTryとして扱う。

これを、プロジェクトの工程ごとに対して行うと区切りがついてよい。
重要と思われる問題に対しては、“なぜなぜ”をしよう。

なぜなぜとは、ある問題に対してなぜそうなったかを問いかけて、その結果としてひねり出した”○○だから”に対してまた”なぜ”を問いかけ、○○だからを再び捻り出し、真因を掘り当てるという手法である。

一般に、なぜを5回繰り返すと真因に辿り着くことが多いと言われている。

振り返り会の全体的なコツは、

  • メンバ全員が当事者意識を持つ
  • 議題に集中する
  • 1人で話しすぎない
  • 人の発言を遮らない
  • 原因の追及のみを行い責任の追及はしない
  • 問題VSメンバというスタンスを意識する
  • 自己弁護は不要

 

ギスギスしてしまったり、人に原因のありどころを置くと、ただの集団リンチになってしまい活動自体が逆効果となるので十分注意すること。

 

詳しい情報が載ってるサイトもたくさんあるので興味があれば覗いてみよう。

プロジェクトファシリテーション実践編:振り返りガイド
http://objectclub.jp/community/pf/#material

 

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